上司にホウ・レン・ソウする　～管理職のためのホウ・レン・ソウ（２）

管理職のためのホウ・レン・ソウ（１）では、管理職が部下にどのようなホウ・レン・ソウをさせたらよいのかというポイントを説明しました。今回は、管理職が上司に対してどのようなホウ・レン・ソウをしなければならないのか、組織の中でどのような立ち振る舞いをすべきなのかという視点でお話します。

管理職の上司と言えば、係長にとっては、課長、次長、部長、役員で、課長にとっては、次長、部長、役員ということになります。

ここでまず留意すべき点は、役職が上がれば上がるほど忙しくなるということです。部長、役員クラスとなると、役員会、部長会、会議、訪問などで、過密なスケジュールとなっています。実務がないからといって、部下から出てくる稟議や案件を机に座って待っている訳ではありません。

そんな忙しい方々に上手くホウ・レン・ソウし、段取りが良くてデキル人と思われるには、それなりのコツがあるんです。

スケジュールを予め押さえておく

当たり前のことですが、上司の机上のスケジュール表やパソコン上でのスケジューラーを小まめに確認する、あるいは秘書に確認するなど、大事なホウ・レン・ソウをするタイミングを押さえることです。

「そろそろ帰るぞ。」と部長、役員が言った途端に、「ちょっと待ってください。」なんて言おうものなら、「何でこんなタイミングで言うんだ。タイミングが悪すぎる！」ということになりかねません。これだけで、段取りの悪い奴というレッテルが貼られてしまう可能性すらあります。

要点をつかんで簡潔明瞭にホウ・レン・ソウする

管理職クラスに求められる能力要件として、大きく２つ（ないしは３つ）あります。１つ目は「概念化能力」、２つ目に「対人関係能力」、３つ目をあえて挙げるとすれば、「実務遂行能力」です。

忙しい上司に対して、簡潔明瞭に文書が作成され、口頭でホウ・レン・ソウされるためには、「概念化能力」が備わっていないとダメです。一般社員が課長、係長にホウ・レン・ソウするのとは、訳が違うことを認識しなければなりません。ホウ・レン・ソウにおける概念化能力は、「要約力」と言い換えることができます。要約するというのを具体的に言うと、伝えたいポイントを、１分程度で説明できることが目安になろうかと思います。（文書にすれば、２００字程度の要約文です。）また、どんな大きな案件であろうとも、その要点は、Ａ４ないしＡ３用紙１枚でまとめられなければなりません。

この概念化能力は、管理職になって初めて身に付ける能力ではなく、管理職になる前には相応に習得しておかなければならない社会人の必須能力でもあります。

組織を動かす根回しが巧みである

一部署だけで完結する案件であれば、直属の上司とやりあっていれば十分ですが、管理職ともなると、複数の部署が関与する案件をまとめなければならないことも多々あります。この手の案件となると、若い担当者に任せきりにはできなくなるので、管理職自らが動かなければならなくなります。

根回しは組織の悪ということも耳にしますが、組織を動かすためには、組織内での事前の準備、ホウ・レン・ソウ＝根回しは必要不可欠ではないかと思います。事前に何のコミュニケーションもなく、いきなり会議で検討、決議なんて、ほとんどありえないのではないでしょうか。効率的な会議運営のためにも、事前の準備は当然必要になります。

根回しにおいて留意すべき点は、以下の点が挙げられます。

１．関与する組織を漏れなく挙げられる（会社の組織をよく知る）

管理職ともなると、自部署だけでなく、社内の各組織がどんな業務をやっているのかは最低限知らないと、自分の仕事になりません。

２．他部署の担当者、キーパーソンとコミュニケーションができる

そのうえで、よく関わる部署については、担当者や、キーパーソンのことをよく知っておきましょう。日頃、良好なコミュニケーションをとっておけば、イザ、という時に助けてくれます。

もちろん、自分の都合だけで他人は動かないので、相手の都合もよく理解しないといけません。よくある悪い例として、豪腕な営業担当者が、製造の背景も知らずに、納品日をお客さまと決めて、周りに散々迷惑をかけてしまうことが挙げられます。こんな人には、いくらその人が営業成績抜群でも、周囲は協力しようという気にはなれません。

３．根回しの順序を間違えない、社内の人間関係に注意する

複数の部署に根回しする場合は、その順序が大切になる場合があります。

「なぜあいつより俺への連絡が後なのか。勝手にやってくれ。」なんて言う人も実際にいたりします。

直属の上司と相手方の上司の仲が悪い場合は、「あいつが賛成なら俺は反対だ。」みたいに、子供じみたことを言う人もいます。そんな時には、外堀を固めてから反対派を説得するということもありえます。

こんなことで振り回されて、時間の浪費につながるから、「根回し」がネガティブに捉えられる最大の原因だと思われますが、こんなことが往々にして起こるのも、組織の悲しい現実ではないでしょうか。

４．上司の機嫌の良いときにホウ・レン・ソウする

上司の機嫌の良し悪しで、ホウ・レン・ソウの効果は大きく違います。上司の顔色を伺い過ぎるのもどうかなとは思いますが、急を要しない案件のホウ・レン・ソウは、上司の機嫌の良い時に行ったほうが得策です。

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