「仕事の標準化」で業務改善とリスク管理の両立

仕事の標準化

誰がいつやっても同じ手順という「仕事の標準化」が重要であることは言を待ちません。最近は、職場にベテランが少ない、若手や非正規社員で構成された職場も多くなっていますので、仕事の標準化が大きな課題になっています。標準化を徹底することで、リスクは間違いなく軽減し、さらに業務改善にもつながります。

また、合併を経験した職場では、ルールを統一することでリスク管理と業務改善が同時に実現できます。

加えて、注意したいのは、類似業務についても「共通手順」にした方が良い場合があることです。時に、社会的なリスク削減を考え、組織を超えて「共通化」した方が良い課題もあります。

例えば、最近まで、水道栓の止水方法（上げ下げ）がメーカーによって違っていました。大手のＸ社はレバーを下げると水が出て、上げると止まるのに対して、ライバル会社Ｙ社はこれとは真逆でした。社会的にリスクになりかねない事象といえるでしょう。（現在は、下げて止まるという方式が国際標準・国内標準化して統一されています。）

組織全体で同様の標準をしないと、効率が悪いばかりか、ミスを誘発する原因になります。この点で、標準化という業務改善策がリスク軽減策にもなります。実際、人間工学的に、世の中の標準になっている色の使い方（例：赤・黄・青）とか、スイッチ（例：右回しがオン、左回しがオフ）、配置（例：水と湯の蛇口はそれぞれ右・左）など知っておくと便利です。

機械化・システム化のすすめ

当たり前に行っている現場の業務のごく一部を機械化・システム化するだけで、ミスを大幅に防止することもできます。それだけでなく、劇的に効率が向上することがあります。特に連続処理は「機械化・システム化」のチャンスです。

同じ仕事や処理を連続して行うことは、人間よりも、機械のほうが圧倒的に向いています。人間が行う作業時間を１０分の１にまで短縮することも時には可能です。

具体的には、計算業務（書類、紙幣の枚数を数える）、印刷業務（顧客名の印刷）、連絡業務（自動送信メール）などは、簡便にシステム化できる分野です。

ただし、システム化には、抵抗がつきものです。現場社員が努力してできるようになったことは機械化・システム化の埒外に置かれ、リスク軽減策や業務改善の盲点になる場合があります。

“分業”を見直す

“分業”は「単純」「大量」の作業を効率化する上で有効です。しかし、良いことずくめではありません。実は分業が引き起こす不経済は随所に見られます。

実際、分業は、工程が短い業務や複雑な業務には不向きです。それは作業分担する際に伝達・調整に多くの時間を割かないと正しく分業できないからです。さらに、責任の所在が不明確になり、分業者の仕事に対する責任感も希薄化します。

実際に仕事をしている現場の社員自身も、“昔から決まっているので分業しているが、自分で全部やる方が早い。人に仕事をまわすのは嫌”とか、“どうせ、またこちらに戻ってくる”と考えている場合があり、分業の見直しもリスク対策や業務改善の大きなポイントとなります。

まれな業務は“集約”すべき

“集約”といえば、一般に、大量の業務を集約することが多いですが、１ヶ月に１、２日しか行わない“まれな”仕事を集約することでリスクが軽減し業務効率がアップすることがあります。また、各部署で同じような仕事があれば、それを集約して一定の仕事量を確保し、その仕事を専門の部署が特化して行うことでも業務が効率化し、リスクも一元管理できます。

社内全体で、そのような仕事の洗い出しを行ってみるのも良いかもしれません。

おすすめリンク

【公開講座】事務職のための業務改善研修～オペレーションミスを防止する編

オペレーションミス防止研修　～業務フロー作成編（１日間）